Mogelijkheden

Totaalpakket of stel zelf uw pakket samen

Bepaal zelf welke taken u wilt uitbesteden en welke taken u in eigen beheer wenst te houden. U kiest voor een totaalpakket of voor één of meerdere modules.

Wij maken graag een offerte op maat voor u.

We onderscheiden 4 keuzemogelijkheden:
1. Projectmanagement en programma ontwikkeling
2. Congrespromotie
3. Logistieke organisatie
4. Sponsoring & Exhibitions

1. Projectmanagement

Projectmanagement & programma ontwikkeling

Na een intensieve intake waarin u uw wensen en ideeën kenbaar maakt, gaan we aan de slag om het congresprogramma samen te stellen. U wordt volledig betrokken bij de ontwikkeling van het programma.

Bij de ontwikkeling van het programma ligt de nadruk op:

Vertalen van uw idee naar een inhoudelijk programma
Doelgroep research
Bepalen van de juiste sprekers:
dagvoorzitter, workshopleider, journalist, amusementssprekers, hoogleraren, politici, experts uit de praktijk. We kijken natuurlijk altijd naar welke rol uw organisatie in het programma kan vervullen.
Uitvoering van het programma:
plenair programma, sessies, interviews, debatten, discussies, 1-op-1 gesprekken, lagerhuis constructies, workshops, brainstormsessies etc.

Terug naar boven

2. Congrespromotie

Congrespromotie door middel van marketing/ communicatie

Een belangrijk onderdeel van een succesvol congres is het bepalen van de juiste doelgroep. Richt u zich op uw eigen personeel of relaties? Of wilt u een bredere doelgroep bereiken waarvan u geen gegevens heeft? In dat geval maken wij voor u een doelgroep selectie uit de database van Euroforum.
De Euroforum database bevat meer dan 400.000 zakelijke adressen!

Onderdelen van congrespromotie:

(direct) Marketing advies
Marketingplanning
Inzet van meerdere communicatiemiddelen, waaronder post, e-mailing, telesales
Copywriting & bepalen van huisstijl
Ontwerp en realisatie van drukwerk
Ontwerp en realisatie van congreswebsite
Vindbaarheid in zoekmachines
Mediapartners: inserts in vakbladen, banners op relevante websites
Sprekers en sponsoren benaderen voor extra promotie
Persuitnodigingen

Adresselectie op basis van diverse selectiecriteria, onder andere:
Branche
Functie
Interessegebied
Omvang van organisaties

Terug naar boven

3. Logistieke organisatie

Een geslaagde dag is mede afhankelijk van de logistieke organisatie, van locatiekeuze en inschrijving tot aan de congresdag.

Onder logistieke organisatie vallen activiteiten als:

Keuze en benadering van accommodatie
Contracteren van accommodatie
Accommodatie: catering, techniek, zaalindeling, locatiebenodigdheden, aankleding
Projectbeheer en –administratie
Deelnemersregistratie en –administratie
Klantenservice
Begeleiding van sprekers en deelnemers
Hostesses (bijv. voor ontvangst, verzorgen van naambadges)
Selecteren en coördineren van give aways
Productie van documentatiemap/lesmateriaal
Facturatie, incasso en debiteurenbeheer

Terug naar boven

4. Sponsoring

Door andere partijen uw congres te laten sponsoren kunt u een extra inkomstenstroom creeëren. Een deel van de kosten worden daarmee afgedekt. Deelnemers kunnen via stands of sessies kennis opdoen van nieuwe producten en diensten.
Daarnaast zorgen sponsoren voor extra publiciteit voor uw congres.